Tietosuojaseloste – 4 huomion arvoista asiaa hyvän selosteen laatimiseen 

Hen­ki­lö­tie­dot ja nii­den kerää­mi­nen sekä käsit­te­ly ovat olleet pin­nal­la jo tovin. Ihmi­set kysee­na­lais­ta­vat, mik­si heis­tä tar­vi­taan kaik­ki tämä tie­to ja mihin se menee – kyse on jol­lain tapaa jopa aras­ta aihees­ta, jon­ka suh­teen yri­tyk­sen on olta­va äärim­mäi­sen tark­ka ja tie­toi­nen sii­tä, mitä tekee. Rekis­te­röi­ty­jä tulee infor­moi­da tie­to­jen käsit­te­lys­tä ja pis­te. Mitä asioi­ta oikeaop­pi­nen tie­to­suo­ja­se­los­te pitää sisäl­lään ja kuin­ka sel­lai­nen laa­di­taan? Kubla heit­tää vin­kit jakoon nyt!

Niin siis mikä ihmeen tietosuojaseloste?

Kuten sanot­tu, ihmi­set halua­vat tie­tää, mitä hei­dän hen­ki­lö­tie­doil­laan teh­dään. Vas­tuul­li­nen yri­tys vies­tii kulut­ta­jil­le aina avoi­mes­ti ääneen, sel­keäs­ti ja lain­mu­kai­ses­ti – hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lys­tä vies­ti­mi­nen tapah­tuu par­hai­ten selos­teel­la, joka on saa­nut nimek­seen tie­to­suo­ja­se­los­te: tie­to­jen suo­jauk­ses­ta ker­to­va selos­te. Tie­to­suo­ja­se­los­te eli rekis­te­ri­se­los­te ker­too rekis­te­röi­ty­neel­le, että hänen hen­ki­lö­tie­to­jaan ja yksi­tyi­syyt­tään kunnioitetaan.

Tie­to­suo­ja­se­los­te pyr­kii sel­key­teen, jot­ta taval­li­nen­kin tal­laa­ja ymmär­tää täy­sin kuin­ka hänen hen­ki­lö­tie­to­jaan tul­laan kerää­mään ja käsit­te­le­mään. Tie­to­suo­ja­se­los­te eli rekis­te­ri­se­los­te mah­dol­lis­taa rekis­te­röi­ty­neel­le myös orga­ni­saa­tion anta­mien lupaus­ten toden­mu­kai­suu­den seu­raa­mi­sen sekä antaa oikeu­den vaikuttaa.

Millainen on hyvä rekisteriseloste?

Hyvä rekis­te­ri­se­los­te on lyhyt ja yti­me­käs. Sen ei tar­vit­se olla monien sivu­jen mit­tai­nen pit­kä kokoel­ma, kuten osa suo­ma­lais­ten yri­tys­ten tie­to­suo­ja­se­los­teis­ta tun­tuu ole­van. Kun selos­te on saa­nut yhden tär­keän teh­tä­vän - että rekis­te­röi­ty­nyt ymmär­tää hen­ki­lö­tie­to­jen­sa käsit­te­lyn, ei ympä­ri­pyö­reät ja vai­kea­lu­kui­set lauseet anna oikeut­ta asial­le. Tär­keim­mät asiat on syy­tä nos­taa esil­le ja jät­tää rekis­te­röi­ty­neen kan­nal­ta todel­li­suu­des­sa hyö­dy­tön tie­to vähemmälle.

Kun selos­te on työn alla, päät­tää ja doku­men­toi yri­tys sii­tä, kuin­ka hen­ki­lö­tie­to­ja kerä­tään ja käsi­tel­lään. Rekis­te­ri­se­los­te ei tie­ten­kään ole vain laa­ti­kon poh­jal­la pölyyn­ty­vä pape­ri, vaan suun­nit­te­lu­vai­heen jäl­keen tie­to­suo­ja­se­los­te lai­te­taan käy­tän­töön ja sitä dokumentoidaan.

Tie­to­suo­ja­se­los­te on avoin doku­ment­ti, jon­ka ole­mas­sa olos­ta tie­do­te­taan rekis­te­röi­ty­neil­le. Se on vain yksi, mut­ta tär­keä osa pakol­lis­ta tie­to­suo­ja­työ­tä, ei koko sen ydin.

Laadi tietosuojaseloste näin – 4 huomion arvoista asiaa

Tun­tuu­ko tie­to­suo­ja­se­los­teen laa­ti­mi­nen työ­lääl­tä? Sen ei pitäi­si olla sitä! Rekis­te­ri­se­los­te voi­daan koos­taa hel­pos­ti yri­tyk­sen asiak­kai­den ja työn­te­ki­jöi­den asia­kas- ja hen­ki­lös­tö­re­kis­te­rei­den poh­jal­ta.
Kun yri­tyk­sel­lä on sel­vä käsi­tys muun muas­sa asiak­kai­den­sa hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lys­tä, ei niis­tä doku­men­tin laa­ti­mi­nen ole vai­kea teh­tä­vä. Tilan­ne on toi­nen, mikä­li yri­tys ei ole lain­mu­kai­ses­ti teh­nyt suun­ni­tel­maa sii­tä, kuin­ka näi­tä tie­to­ja kerä­tään ja käsitellään.

1. Hyvä seloste tarvitsee selkeän rakenteen

GDPR:n tie­do­tus­vaa­ti­muk­set anta­vat sel­keät ohjeet sii­tä, mil­lais­ta raken­net­ta oikeaop­pi­sen tie­to­suo­ja­se­los­teen tuli­si myö­täil­lä. Hyvä tie­to­suo­ja­se­los­te tar­vit­see sel­keän raken­teen, joka käy läpi seu­raa­vat kohdat:

• Rekis­te­rin­pi­tä­jä
• Yhteys­hen­ki­lön yhteystiedot
• Rekis­te­rin nimi
• Hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn tarkoitus
• Rekis­te­rin tietosisältö
• Sään­nön­mu­kai­set tietolähteet
• Tie­to­jen vastaanottajat
• Tie­to­jen siir­to EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
• Rekis­te­rin suo­jauk­sen periaatteet
• Tie­to­jen säilytysaika
• Rekis­te­röi­dyn ylei­set oikeudet
• Muut rekis­te­röi­dyn oikeudet

2. Selkeä tietosuojaseloste on lyhyt ja ytimekäs

Kun tie­to­suo­ja­se­los­te on pit­kä ja täyn­nä rekis­te­röi­dyn kan­nal­ta tur­hia point­te­ja, jää­vät selos­teen tär­keim­mät asiat vähem­mäl­le huo­miol­le ja lop­pu­tu­los voi olla se, ettei rekis­te­röi­ty todel­li­suu­des­sa tie­dä hen­ki­lö­tie­to­jen­sa käsit­te­lys­tä yhtään sen enem­pää kuin aikai­sem­min­kaan. Tätä hyvä tie­to­suo­ja­se­los­te ei tee. Tie­to­suo­ja­se­los­teen on myös hyvä olla niin sel­keä, että tie­toa ei jou­du sii­tä vai­val­loi­ses­ti etsi­mään, vaan tär­keim­mät poin­tit on osioi­tu selkeästi.

Rekis­te­ri­se­los­te voi olla muu­ta­kin kuin pöt­kö teks­tiä: sii­nä on sal­lit­tua käyt­tää ymmär­tä­mis­tä hel­pot­ta­via kuvia, iko­ne­ja tai vaik­ka­pa väre­jä. Hyvä tie­to­suo­ja­se­los­te ei jätä rekis­te­röi­ty­nyt­tä ihmet­te­le­mään voimme/saatamme -tyy­li­sil­lä ilmauk­sil­la, vaan ker­too avoi­mes­ti tie­to­jen käy­tös­tä niin kuin nii­tä tul­laan käyttämään.

3. Tietosuojaseloste ei ole turha seloste

Tie­to­suo­ja­se­los­tet­ta on tur­ha pii­lot­taa kym­me­nen klik­kauk­sen pää­hän johon­kin, jos­ta kukaan ei sitä löy­dä aina­kaan sil­lä peri­aat­teel­la, että eihän tätä kukaan lue. Kyl­lä lukee. Ja vaik­ka ei jos­tain syys­tä luki­si­kaan, on sen olta­va esil­lä. Tie­to­suo­ja­se­los­te on täyn­nä hyö­dyl­lis­tä tie­toa, jos­ta on ker­rot­ta­va avoi­mes­ti. Se voi lymyil­lä esi­mer­kik­si “Rekis­te­ri­se­los­te” -lin­kin taka­na jokai­sen sivun ala­reu­nas­sa niin, että sen siel­tä havait­see helposti.

4. Tietosuojaseloste on pidettävä ajan tasalla

Hen­ki­lö­tie­dot van­he­ne­vat kovaa vauh­tia ja ajan tasal­la on pysyt­tä­vä. Myös hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyyn saat­taa tul­la muu­tok­sia, jois­ta tie­to­suo­ja­se­los­teen teh­tä­vä on ker­toa sekä yri­tyk­sen kovaan ääneen ilmoit­taa rekis­te­röi­ty­neil­le yri­tyk­sen vies­tin­näs­sä. Tie­to­suo­ja­se­los­te on kui­ten­kin jär­ke­vää sääs­tää run­sail­ta muu­tok­sil­ta ja pitää mah­dol­li­sim­man sel­vä­nä peli­nä kaikille.

Jot­ta rekis­te­ri­se­los­te on onnis­tu­nut ja mut­ka­ton laa­dit­ta­vak­si, täy­tyy yri­tyk­sen itsen­sä olla peril­lä sii­tä, mil­lai­sia tie­to­ja kerä­tään ja kuin­ka nii­tä käsi­tel­lään sekä säi­ly­te­tään. Tie­to­suo­ja­se­los­te on ylei­nen, tär­keä osa tie­to­suo­ja­työ­tä, mut­ta hen­ki­kö­tie­to­jen käsit­te­lys­tä voi­daan infor­moi­da myös muul­la taval­la. Tie­to­suo­ja­val­tuu­te­tun toi­mis­to ker­too asias­ta näin: “Rekis­te­ri- ja tie­to­suo­ja­se­los­teis­ta on liik­keel­lä vir­heel­lis­tä tie­toa. Hen­ki­lö­tie­to­lais­ta poi­ke­ten EU:n ylei­nen tie­to­suo­ja-ase­tus ei edel­ly­tä rekis­te­ri- tai tie­to­suo­ja­se­los­teen laa­ti­mis­ta. Rekis­te­röi­ty­jä täy­tyy kui­ten­kin infor­moi­da hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lys­tä.” Oli­pa tapa siis mikä tahan­sa, on tie­don syy­tä olla rekis­te­röi­ty­neel­le hel­pos­ti ymmär­ret­tä­vis­sä ja löydettävissä.